程序化办公用品的购置和领用

据有关报道，在上海等沿海发达城市，大部分中小企业人均每年使用办公文化用品都在100元以上，办公用品如同日常生活中的柴米油盐，往往是必需但又容易被人忽视，使得企业在办公用品方面形成了一个成本黑洞。

在日常工作中，有必要考虑清楚，计算器、订书机、涂改液、便利贴、名片盒到底是不是公司所有员工的必需品，他们用的都是什么品牌的？在哪里买到的？是怎样统一采购吗？

其实办公文化用品完全没有必要购买诸如派克等“奢华”的品牌，而且如果统一采购和管理将为公司减少一大批费用。

1.办公用品购置

（1）办公用品由行政事务部统一添购，各部门可提出需购买办公用品的品牌、型号等建议，并对使用情况进行反馈，由行政事务部、财务部共同审核决定购买各指定产品。

（2）如需购置特殊办公用品，或者大量领用信封、包装袋、光盘等办公用品，提前1－2天通知相关部门。

（3）网上批量采购，这种方式可以大量节约成本，在国外已被广为接受。据悉，进入中国的全球500强的企业有93%以上的企业已认可这种方式。

（4）与其他企业联合采购。对于很多办公用品供应商来说，公司采购的数量越多其索要的价格会越低，所以与其他业务上的合作伙伴一起采购可以降低采购成本。

2.办公用品的领用

（1）各部门可随时领用部门所需的办公用品，但每个部门都应有自己的办公用品清单。

（2）领用人需在本部门的办公用品领用单上填写领用日期、产品、数量，并签字确认。

3.超预算预警措施

（1）每月底由相关部门出具办公用品结算清单，各部门负责人核对无误后，应签字确认。

（2）对于连续2月超过预算成本的部门，应由相关人员通知该部门负责人，并向其说明主要超预算的领用物品。

（3）对于季度考核仍超预算的部门，相关部门应给出书面通知，并向总经理汇报该情况。

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